ABC Project Management

Il Project Management è sostanzialmente paragonabile ad una guida che serve per dare le indicazioni per la corretta esecuzione di un progetto. Immaginalo come una mappa dettagliata che ti accompagna dal punto A, l'idea iniziale, al punto B, la realizzazione del progetto. In questo capitolo introduttivo, esploreremo i punti fondamentali del Project Management, focalizzandoci sui suoi pilastri cruciali. Ma non possiamo non dare inizialmente la definizione di un Project Manager e cosa fa. Il Project Manager può essere paragonato al capitano di una nave, o il direttore d'orchestra del progetto. Il suo è un ruolo poliedrico che spazia dalla pianificazione strategica alla gestione delle risorse umane, dalla risoluzione dei problemi alla comunicazione efficace. Ogni responsabilità è un tassello cruciale nel puzzle del successo del progetto. Il Project Manager è quindi quella persona in grado di gestire qualsiasi progetto all'interno della propria organizzazione grazie a competenze manageriali molto variegate. Deve occuparsi di tempi e costi, deve ingaggiare il team e tutti gli stakeholders di progetto, mostrando capacità relazionali e di comprensione dell'ambito, leadership, abilità negoziale e flessibilità di approccio. Il Project Manager dovrà guidare il proprio team, abilitandolo a produrre il risultato atteso rispettando i vincoli assegnati da chi ha richiesto il progetto. Un ottimo Project Manager sostanzialmente è in grado di governare le incertezze, i rischi del progetto e lavora per garantire “no surprises” studiando in anticipo azioni di risposta, attive o passive mantenendo sempre l'allineamento del progetto rispetto alla strategia aziendale e adattandosi alle mutevoli condizioni ambientali. La storia del Project Management Tendiamo a pensare che il Project Management sia un concetto moderno; in realtà risale alla Grande Piramide di Giza (2580-2560 a.C.) o addirittura a Stonehenge (3100 a.C.). Si potrebbe inoltre sostenere che la caccia ai mammut fosse una sorta di Project Management almeno nella misura in cui comportava un'attenta e deliberata pianificazione, programmazione ed esecuzione. Per vedere emergere le prime vere metodologie dobbiamo tornare indietro fino agli albori del XX secolo. Pensa ai Diagrammi di Gantt del 1917, elaborati da Henry Gantt e utilizzati per grandi progetti infrastrutturali come la Hoover Dam e l'Interstate Highway System negli Stati Uniti. Fino ad oggi, i diagrammi di Gantt rimangono un importante project management tool per molte piccole imprese. Tuttavia, si fa generalmente risalire l'inizio della storia del Project Management agli anni '50, con l'introduzione del Metodo del Percorso Critico (CPM) nel 1957, e della Tecnica di Valutazione e Revisione del Programma (PERT) nel 1958. Quest'ultima è stata utilizzata dal Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti per gestire il progetto Polaris. Nella seconda metà del XX secolo, le persone avrebbero contribuito a gestire i progetti utilizzando metodi personalizzati e processi autocostruiti. Questa situazione è cambiata, nel 1998, con l'accreditamento ANSI della guida PMBOK (Project Management Body of Knowledge) del Project Management Institute. Per di più, gli ultimi anni sono stati segnati da alcuni grandi cambiamenti nella pratica del Project Management: l'introduzione della norma ISO per la gestione dei progetti (IS21500) ne è solo un esempio. Il più rilevante di tutti i cambiamenti, senz'ombra di dubbio, è stata l'ascesa del personal computer. I computer hanno portato la produttività e la comunicazione in primo piano, e con la crescita della tecnologia negli anni '90, anche Internet è diventato ampiamente disponibile. La diffusione di internet ha poi portato allo sviluppo di applicazioni di Project Management basate sul web, permettendoci di gestire progetti anche online. E a mano a mano che venivano sviluppate opzioni controllate da computer e algoritmi complessi, i Project Manager iniziavano a poter terminare una mole maggiore di lavoro in meno tempo, facendo meno errori che mai. Concetti di Base Il Project Management è dunque una disciplina che abbraccia una serie di principi fondamentali. A partire dalla definizione chiara degli obiettivi e dalla suddivisione del lavoro in compiti gestibili, ogni aspetto del progetto è attentamente pianificato. La sequenza logica delle fasi, la stima accurata delle risorse e la gestione attenta dei tempi sono solo alcuni degli elementi che costituiscono il tessuto connettivo di questa disciplina. In questo contesto, comprenderemo la terminologia di base, da "WBS" (Work Breakdown Structure) a "milestone", fornendo una base solida per i lettori inesperti. Ma guardando indietro nel tempo possiamo dire che la gestione dei progetti non è nata ieri ma ha una storia ricca e affonda le radici nei secoli passati. Ad esempio, provate ad immaginare le migliaia di persone e l'organizzazione che può esserci stata dietro la costruzione delle piramidi egizie, come detto, certamente uno dei primi progetti di vasta portata. Ma il Project Management, così come lo intendiamo oggi, ha cominciato a prendere forma nel corso del XX secolo, con lo sviluppo di metodologie e approcci formali. Prima di intraprendere qualsiasi percorso dobbiamo avere una definizione chiara degli OBIETTIVI e ciò, mi permetto di suggerire, vale non solo nel lavoro ma anche nelle azioni che compiamo nella vita privata. All'inizio di ogni progetto, come per tracciare una mappa prima di un viaggio, è quindi fondamentale definire chiaramente gli obiettivi. Questo passo è come piantare un cartello indicatore sulla strada, indicando la destinazione finale. Definire gli obiettivi in modo chiaro e misurabile è la prima chiave per il successo del progetto. Una volta che gli obiettivi sono stabiliti, è tempo di pianificare. Questa fase è come creare una mappa dettagliata del viaggio, con tutte le tappe e i percorsi chiaramente indicati. La PIANIFICAZIONE include la sequenza delle attività, l'allocazione delle risorse e la stima dei tempi e dei costi. Con la mappa in mano, è ora di iniziare il viaggio! L'ESECUZIONE è il momento in cui le idee prendono forma e i piani diventano realtà. Il Project Manager deve essere in grado di guidare il team attraverso le sfide e assicurandosi che ogni tappa venga completata con successo. Continuando nel nostro progetto e sulla scia del paragone con un viaggio, è importante MONITORARE la rotta, ovvero se ci stiamo dirigendo verso la direzione corretta. Il Project Manager controlla costantemente il progresso, si adatta alle deviazioni e si assicura che il progetto rimanga sulla giusta strada. È come regolare la bussola. Alla fine del viaggio, c'è la fase di CHIUSURA. Come quando si raggiunge la destinazione finale, è il momento di valutare il successo del progetto, consegnare i risultati e festeggiare il traguardo raggiunto. Il Project Management è dinamico ed in costante evoluzione. Nuove metodologie, strumenti e approcci continuano ad emergere, rendendo questa disciplina sempre più ricca e interessante. Ma perché è importante il Project Management? La gestione del progetto è il collante che tiene insieme le idee e le trasforma in realtà. Attraverso il Project Management, le organizzazioni minimizzano il rischio, ottimizzano l'uso delle risorse e massimizzano l'efficienza complessiva. Analizzeremo di seguito anche casi di successo e studieremo le conseguenze di progetti mal gestiti, evidenziando come il Project Management possa fare la differenza tra il successo e il fallimento. Uno dei motivi principali per cui il Project Management è così vitale nell'ambito delle organizzazioni è legato all'ottimizzazione delle risorse. Se riflettiamo un secondo, tutti i progetti hanno limiti di tempo, budget e di risorse disponibili. Un efficace Project Management aiuta a massimizzare l'utilizzo di queste risorse, assicurando che siano impiegate in modo efficiente per raggiungere gli obiettivi prefissati. I progetti, inoltre, comportano sempre un certo grado di incertezza e rischio. Il Project Management è come una rete di sicurezza che aiuta ad identificare, valutare e gestire i rischi in modo proattivo. Riducendo l'incertezza, si aumenta la probabilità di successo del progetto. Il mondo degli affari è in costante cambiamento, e il Project Management fornisce, altresì, la struttura necessaria per affrontare questa dinamicità. Attraverso la flessibilità e l'adattabilità, il Project Manager guida il team attraverso cambiamenti imprevisti e nuove sfide, mantenendo il progetto sulla giusta traiettoria. Inoltre non bisogna mai dimenticare l'importanza della comunicazione efficace. Il Project Management promuove una comunicazione chiara e aperta tra tutte le parti coinvolte. Questo non solo migliora la comprensione, ma anche la collaborazione e la coesione del team. In definitiva, l'obiettivo principale del Project Management è garantire il successo del progetto. Che si tratti di consegnare un nuovo prodotto, implementare un sistema o organizzare un evento, una gestione efficace del progetto è ciò che distingue un risultato positivo da uno che delude le aspettative. L'efficace gestione dei progetti diventa un catalizzatore per la crescita aziendale. Aiuta le organizzazioni a raggiungere i loro obiettivi strategici, adattarsi alle mutevoli condizioni di mercato nonché mantenere un vantaggio competitivo. Come possiamo ben immaginare, il Project Management non è limitato a un settore specifico. È un elemento cruciale in settori come l'informatica, l'ingegneria, la salute, il marketing e molti altri. La sua universalità sottolinea la sua importanza trasversale nell'economia moderna ma abbiamo anche già detto che è uno strumento applicabile anche a progetti che intendiamo realizzare nella nostra vita privata (pensiamo ad esempio alla pianificazione di un matrimonio ma anche all'organizzazione di un semplice viaggio). In conclusione, il Project Management è il collante che tiene insieme i progetti o tutte le fasi di un progetto, garantendo che seguano la traiettoria corretta per il raggiungimento del risultato.

Anthony Martine

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